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Cap vers un congrès national de généalogie : Poitiers 2015


Cap vers un congrès national de généalogie : Poitiers 2015

Un congrès de généalogie. Pour quoi ? Pour qui ?
(Paul Povoas)

Depuis 1972, année du 1er congrès national de généalogie, à Bordeaux, se sont succédés 22 autres congrès à des régions et lieux différents. Cette manifestation, qui a lieu tous les deux ans, est placée sous le patronage de la Fédération Française de Généalogie, qui en confie l’organisation à une association choisie parmi d’autres candidats. Aussi, après désignation de la « lauréate », celle-ci assure la totale gestion du congrès et du salon de généalogie, sous des angles les plus variés comme la promotion de l’événement, le choix du lieu, la sélection des conférences, les relations avec tous les participants, le choix du thème, et tout le volet financier.
Comme on a pu l’entendre à maintes reprises, l’accès au congrès n’est pas réservé qu’à une élite, bien au contraire, c’est avant tout un événement national, voire international, ouvert à tout public,
Nous savons que les Français s’intéressent de plus en plus à la généalogie. Face à cet intérêt grandissant, tous les acteurs de la généalogie, qu’ils soient associatifs, professionnels et institutionnels, redoublent d’énergie pour développer voire innover dans différents projets utiles à la généalogie.
Aussi, lors d’un congrès, néophytes, curieux et passionnés de généalogie se retrouvent pour partager leurs découvertes et échanger avec les associations, les spécialistes amateurs et professionnels du domaine, participant à cette manifestation.
C’est aussi l’occasion d’écouter les nombreuses conférences proposées durant toute la durée du congrès.

Le congrès, c’est l’occasion à chacun d’expliquer au public comment débuter en généalogie, se mettre en  relation avec des associations, d’assister aux démonstrations des derniers outils, comme les logiciels, les portails en ligne, la numérisation des archives départementales, les Blogs et sites de communautés généalogiques). En somme, chaque édition d’un congrès de généalogie, ce sont de nouveaux échanges entre passionnés, des retrouvailles entre participants avec qui on tisse des liens d’amitiés, d’autant qu’à d’autres occasions, des salons de généalogie sont organisées de ça et là dans nos différentes régions.

Des 1er au 4 octobre 2015, le Cercle Généalogique Poitevin, aidé par  l’Union Généalogique Poitou-Charentes-Vendée, marque le coup en choisissant pour lieu de rassemblement le Futuroscope de Poitiers, et plus précisément le Palais des Congrès, digne  pour accueillir un événement  où chacun de nous pourront découvrir « toutes les clés pour remonter le temps et faire d’extraordinaires découvertes sur l’Histoire de nos familles ».
Plus de 500 congressistes, des milliers de visiteurs, une centaine de Québécois (pays invité), ont assisté à ce XXIIIème congrès national de généalogie.
La revue « Votre Généalogie », qui a pris part à ce congrès en tant qu’annonceur mais également participant au salon de généalogie,  félicite l’organisation et l’ensemble des bénévoles pour tout le travail accompli à la réussite de cet événement.
Prochain congrès national de généalogie : Le Havre, les 8,9,10 septembre 2017

Génèse sur l’organisation d’un congrès
(Serge Picault)

Poitiers Généalogie 2015 a représenté une manifestation généalogique les 2,3 et 4 octobre 2015 au palais des congrès du Futuroscope ou des visiteurs, congressistes, exposants se sont rencontrés. Nous pouvons y ajouter la journée précédente, traditionnellement nommée journée fédérale, et réservée aux administrateurs et présidents des associations généalogiques affiliées à la Fédération Française de Généalogie.
Pour le Cercle Généalogique Poitevin, ces 3-4 jours sont la concrétisation d’un travail débuté depuis plusieurs années et qui continuera encore quelques temps pour clore tous les sujets et projets ouverts.
Lorsque la Fédération Française de Généalogie a suggéré, lors du congrès de Lille (et oui, 4 ans plus tôt !) au Cercle Généalogique Poitevin d’organiser le XXIII° Congrès, nous étions très dubitatif pour nous lancer dans cette aventure qui mobilise énergie et finance.
Bien sûr, avant de nous engager, nous avons débuté une étude de faisabilité réalisée par quelques personnes et suivis par l’instance de pilotage du Cercle. Après 6 mois, un premier plan incluant, les projets, une ébauche de budget, les lieux possibles, était construit.
En quelques mots, la conclusion était que l’organisation humaine pouvait être mis en place, le budget pouvait être équilibré et le savoir-faire existait dans le cercle mais qu’il s’agissait d’un réel engagement de chacun sur la durée.

Le vote a donné l’unanimité moins 1 voix…
Le projet était lancé avec la première réunion du 15 juin 2012.

L’organisation du projet, consistait en : un comité de pilotage, et 9 projets à l’origine : Organisation / Pilotage, Budget / Trésorerie / comptabilité, Secrétariat général, Locaux, Restauration, hôtellerie, Communication, Tourisme, Thème / conférences et Accueil
Et rapidement, un 10ème projet est créé « délégations étrangères » pour les contacts et la gestion des personnes de la « Nouvelle France » intéressées par notre manifestation.
De manière générale, à chaque fois qu’un sujet n’était pas couvert par un projet déjà défini, une organisation spécifique était mise en place et si besoin, un nouveau  projet créé.
A titre d’exemple, un projet « stand » a été établi pour aménager le stand du cercle ; un autre pour la gestion des expositions ; plusieurs travaux spécifiques créés (produits régionaux, Sécurités,  …).
Les règles générales pour l’organisation et le fonctionnement des projets étaient :
Chaque projet dépose ses documents sur un espace informatique partagé par tous les projets et accessible en permanence depuis tout lieu.

Les réunions du Comité de pilotage sont planifiées tous les 15 jours en vidéoconférence et le compte-rendu est réalisé en direct (et bien sûr disponible à tous).
Chaque chef de projet travaille avec une seconde personne de manière à prévoir les possibles difficultés sur la durée.  Ceci donne donc un binôme de pilotage pour chaque projet complété, bien sûr, par l’équipe projet.
Les réunions (points, travail, …) en vidéoconférence sont privilégiées afin de minimiser les déplacements et permettre une plus grande réactivité.
Un point mensuel d’échange entre tous les projets est établi.

Une réunion trimestrielle avec un correspondant de chaque association de l’Union-Généalogique-Poitou-Charentes-Vendée (tous les cercles de l’Union sont partenaires) est mise en place, elle aussi, en vidéoconférence.
Une liste de discussions spécifique a été créée pour les échanges.
A postériori, ces quelques règles, n’étaient que la matérialisation et probablement généralisations, pour l’essentiel, d’usage et habitudes déjà en place au sein du Cercle Généalogique Poitevin.

Avec l’avancée du projet, tous les élus de l’association ont travaillé à l’aboutissement de cette manifestation. La gestion quotidienne du cercle en a probablement souffert même si tous les engagements ont été tenus.
Il est clair aussi que les adhérents du cercle, à l’image des membres élus, ont soutenu le projet. Les appels à bénévolat effectués, lors des AG ou par internet, ont toujours été entendus avec des réactions très positives, de même dans les messages relayés par les Cercles de l’Union.
Ainsi, plus de 100 personnes étaient volontaires pour aider, chacune en fonction de ses compétences et possibilités à la réalisation de cette manifestation.
Plus de 70 bénévoles ont assuré le bon fonctionnement de la manifestation le 2 octobre.
Merci à tous pour l’implication et l’aide apportée à ce projet d’une durée de près de 4 ans (pour 4 jours)


 
La tribune du Président
(Thierry Chestier)
Pas de temps mort pour les organisateurs et la centaine de bénévoles mobilisés tout au long des trois jours du congrès et du salon ! Certains ont eu la chance de se réserver un peu de temps pour assister à une conférence ou à un atelier, mais ils n’ont pas été les plus nombreux. Ce propos vaut aussi pour la majorité des personnes présentes sur les 120 stands, tant associatifs qu’institutionnels ou commerçants. L’affluence a été constante du début à la fin, visiteurs locaux ou d’autres plus éloignés, novices ou chercheurs de longue date.
Il y a une foule de choses à retenir de cette manifestation de trois jours préparés pendant trois ans. Le sens du dévouement des gens du comité d’organisation, bénévoles compris, toujours prêts à se mettre en quatre pour accueillir, guider, répondre aux questions, résoudre les quelques problèmes qui ont pu leur être soumis. La convivialité, à l’image de celle qui caractérise le Cercle généalogique poitevin. Un plan de communication et de promotion qui est allé bien plus loin que ce que nous avions imaginé, puisque les médias ont parfaitement relayé l’information. Médias locaux, bien sûr, toujours fidèles, mais aussi les journaux de la majorité des chaînes radio et télé !

Notre plus grand regret est celui de ne pas avoir pu mettre en œuvre cette belle idée que nous avions de proposer à nos adhérents de présenter leurs travaux. Nous voulions innover, mais les contraintes financières d’abord, organisationnelles ensuite – le Palais de congrès était plein – nous ont contraint à ne pas pouvoir y donner suite. Espérons que cette idée sera reprise par d’autres organisateurs qui pourront la concrétiser. Un franc succès parmi d’autres, en revanche, celui de la soirée dite de gala ! Ce dîner animé par un intervenant de renom, Frédérick GERSAL, restera dans les annales, pour reprendre une expression que nous avons entendue.

Tout le comité d’organisation s’est mobilisé constamment depuis 2012. Le cloisonnement de chaque secteur a sans aucun doute été un atout majeur : chaque équipe avait en charge une tache bien précise, sans que quiconque puisse interférer, et tous ont eu à cœur de donner le meilleur d’eux même pour un résultat de qualité.
Cela restera pour nous une expérience formidable, une belle aventure ! Nous souhaitons que les exposants, les congressistes et les visiteurs gardent un bon souvenir de leur voyage en terre poitevine. Souhaitons maintenant bon vent à nos amis du Havre, qui sont rentrés chez eux nullement découragés, mais bien au contraire fortement stimulés !

Le XXIIème congrès est derrière nous, rendez-vous au Havre en 2017 !




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