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Michel Sarter, ancien archiviste municipal de la ville de Lille, s'entretient avec Paul Povoas

« Votre généalogie » décide d’ouvrir un volet d’articles consacré au Nord Pas-de-Calais, en s’intéressant pour commencer à sa capitale, Lille, et à son archiviste municipal, Michel Sarter, qui a cette année quitté son poste pour une autre destinée. « Héritier » d’un service d’archives qui ferait bien des envieux, Michel Sarter nous invite à découvrir son travail, la mission de sauvegarde, de classements et de mise en valeur du patrimoine : un métier d’archiviste tel qu’on peut le définir au début du XXI ème siècle, une profession pourtant encore mal connue du public.

VG : Michel SARTER, comment êtes-vous arrivé à Lille ?

MS : J’ai fait mes débuts à Merlebach et aux archives de l’Assemblée Nationale pour de courtes périodes mais très formatrices et ensuite j’ai remonté complètement un service d’archives à Agen (pas d’archiviste entre 1988 et 1999) avec quatre personnes. La mairie a acheté un bâtiment destiné aux archives qui a été inauguré après mon départ. A Lille, j’ai pris la suite de Serge Fremault qui était en poste depuis près de trente-quatre ans. Il y a néanmoins beaucoup de choses à faire avec les nouvelles méthodes car cela change très vite et ce n’est pas facile, pour les agents, de s’adapter à ces évolutions. De plus, les bâtiments sont un peu engorgés  Néanmoins, il y a un fonds archivistique vraiment exceptionnel et c’est ce qui m’a incité à accepter ce poste. 
Le document le plus ancien date de 1088, il s’agit une donation de l’évêque de Tournai à la collégiale Saint Pierre de Lille. Il existe une centaine de documents du XIII ème dont certains  présentent des sceaux très bien conservés. Nous disposons également de plusieurs centaines de documents du XIV ème siècle et ensuite bien sûr de plus d’éléments. Il faut souligner quand même une déficience dans le fond  plus moderne concernant 1820 à 1916 : en 1916 à cause d’un accident (pas de la guerre paraît-il) l’ancien hôtel de ville a complètement brûlé et les archives qui se trouvait dans les bureaux, à l’exception des fonds anciens, conservés dans l’ancien Palais Rihour, ont brûlé. Ne restent que l’Etat Civil, les délibérations du Conseil municipal, le cadastre, quelques éléments fragmentaires qui permettent d’avoir une petite vision du XIX ème à Lille. On a notamment gardé et on les mettra en valeur lors des journées du patrimoine, des grands albums et un certain nombre de documents présentant les grands travaux réalisés pour l’agrandissement de Lille en 1858 : 150 ans, cette année.

VG : Avant d’aborder le métier et l’équipe qui vous entoure, vous avez quand même des moyens humains et techniques dont certains vont être développés sous votre égide, parlez nous du métier d’archiviste et des apports et nouveautés que vous envisagez ainsi que des missions qui vous sont données par l’administration et vos élus en tant que manager des archives municipales.

MS : Le métier en lui-même est en pleine mutation puisqu’on arrive actuellement à une révolution que certains qualifient comme la plus importante depuis l’arrivée de l’écriture : c’est le passage du document sur un support « matériel »,  le support papier à un support numérique. Donc le vrai défi de l’archiviste de la fin du XX ème et du début du XXI ème siècle est d’accepter ce passage aux nouvelles technologies et d’appréhender le document non plus comme étant partie intégrante d’un support mais comme une information indépendante du support avec tout ce que cela pose comme problème de conservation de l’intégrité du document  et de la preuve juridique apportée par le document.

VG : Donc vous êtes une sorte de chef d’orchestre dans la manière dont vous allez gérer les archives ?

MS : Oui,  le passage de témoin vers ces nouvelles technologies est à mettre en place et on a aussi toute la problématique, qui est beaucoup plus concrète, de travail auprès des services : il faut expliquer aux gens l’importance de garder les informations et la manière dont il faut les conserver, les désigner, les organiser, définir la méthode et les moyens à mettre en œuvre

VG : Cela veut dire que vous allez entamer une vaste mission de sauvegarde numérique de tous les fonds anciens ?

MS : Il y a donc un grand projet qui vient de démarrer : la numérisation des fonds patrimoniaux . Nous devons par ailleurs faire face à  la problématique de la production papier qui est toujours réelle et dans un avenir que j’espère le plus proche possible, nous projetons un déménagement vers de nouveaux locaux, mieux adaptés à la conservation des documents et je l’espère aussi, au confort de nos lecteurs.

VG : Cela veut dire que vous allez aussi être en quelque sorte l’architecte d’un renouveau aux AM de Lille ?

MS : Architecte du service pas vraiment mais maître d’ouvrage oui, d’une certaine façon.

VG : Je suppose que les Archives départementales du Nord vont également vous apporter leur soutien ?

MS : Effectivement, le rôle des Archives Départementales avec sa directrice est d’apporter un conseil scientifique et technique sur notre projet municipal ;  elle est aussi la personne idoine pour transmettre l’information au Préfet, puisque le déplacement d’archives publiques se fait sous la surveillance du représentant de l’état. De plus, les Archives du Nord étant elles-mêmes dans une dynamique d’agrandissement de leurs locaux, de transformation, ils avaient un projet très intéressant de bâtiment d’archives que l’on appelle à énergie positive.  Forcément, la ville de Lille ne peut développer et déménager ses archives que sur les conseils et sous la surveillance des archives départementales.

VG : D’autant plus que vous allez dans le même sens que les Archives départementales qui, elles-mêmes, vivent aussi la révolution numérique. Autant la vivre avec eux et en parallèle. Pour vous, qu’est-ce qui a changé réellement dans le métier d’archiviste ? L’image que l’on s’est faite de ce métier, poussiéreuse,  le petit personnage type rond de cuir renfermé a vécu, n’est-ce pas ?  Pourtant ce métier reste méconnu.

MS : Oui ce qui m’a amusé à Agen et m’amuse encore à Lille c’est l’attitude des collègues lorsqu’ils doivent regrouper leurs archives : ce travail leur semble être une corvée. Et puis un jour, étant amenés à demander la communication de leurs archives, ils sont surpris de la manière dont les documents ont été mis en valeur quand ils sont de nouveau communiqués. D’un coup, vous devenez un magicien, capable de leur donner rapidement l’information demandée. 
Et lorsqu’on est capable de leur montrer les fonds,  certains sont stupéfaits des richesses conservées aux archives municipales, dont il ne soupçonnait pas l’existence. Et mieux, on peut aussi sortir des archives plus « people ». Par exemple, Je me suis beaucoup amusé, en 2007, à faire découvrir à mes collègues de la mairie de Lille que nous avions la signature de Lady Di !

VG : Le métier effectivement fait découvrir pas mal de choses. Quels sont vos rapports avec vos collègues des autres services qui vous remettent leurs archives ou sont amenés à solliciter vos services ?

MS : Comme dans toutes les mairies, des services comme les ressources humaines, de gros producteurs de documents avec notamment les dossiers du personnel,  les services de l’urbanisme avec les permis de construire, et le service de l’état civil sont amenés à verser leurs archives chez nous. Tous ces usagers sont des collègues avec qui nous avons des relations faciles et avec qui cela fonctionne bien. Après, il y a ceux auxquels il faut tout dire comme par exemple comment remplir un bordereau de versement, ce que c’est que d’archiver. Le premier contact est plutôt réticent de prime abord,  puis, après un coup de main, la confiance s’installe et les relations ne peuvent que fonctionner. Nous sommes encore assez souples mais nous nous dirigeons vers l’utilisation de bordereaux spécifiques normalisés que nous devrons imposer. Le changement se construit avec une main de fer et dans un gant de velours.

VG : Les rapports doivent nécessairement être bons puisque vous leur permettez de dégager de l’espace en recevant leurs archives.

MS : Effectivement mais les archives ne sont pas non plus un débarras ou une poubelle, c’est justement pour cela que nous insistons pour avoir un bordereau de versement car c’est à la fois un document contractuel entre eux et nous et aussi cela permet aux gens qui les ont produits de mesurer l’importance qu’ils ont et de savoir que les documents à garder vont continuer à vivre au sein des archives. Les archives, fussent-elles historiques, ne sont pas des archives mortes mais ce sont des documents appelés à jouer un rôle ultérieurement.

VG : Vous traitez aussi les archives intermédiaires… vous éliminez, à la place des services, certains types de documents…

MS : Pour pourvoir permettre aux services d’éliminer correctement, il faut disposer de tableaux de gestion : nous sommes en train de commencer à mettre les premiers en place mais on reste très prudents parce qu’il y a deux types de services : ceux qui gardent tous et ceux qui veulent tout détruire ! Pour l’instant, pour éviter de perdre une information qui pourrait être capitale, nous préférons superviser l’élimination des documents et nous rédigeons les bordereaux d’élimination.

VG : Cela veut dire que vous êtes également en contact avec les producteurs de documents et je suppose qu’il y a une certaine interactivité sur l’intérêt de préserver telle ou telle pièce.

MS : Disons qu’il y a une négociation préalable à l’élimination. Nous comprenons leur désir de préservation mais en même temps, nous avons des contraintes de place.

VG : Qu’en est-il de votre relation avec le monde des lecteurs, des généalogistes, des chercheurs, des historiens, des étudiants ? Parfois les demandes sont très pointues ou, au contraire, très larges, comment fonctionnez-vous ?

MS : Nous avons tendance à donner à nos lecteurs de grandes lignes visant à les rendre autonomes dans leurs recherches. Par rapport à d’autres archives municipales, nous avons quand même une quantité de lecteurs assez considérable : nous avons une moyenne de 1000 inscrits et de 20 000 documents communiqués annuellement. De plus, nous répondons à plus de 2000 courriers annuels. Nous ne pouvons donc, avec cette charge, faire du travail personnalisé mais néanmoins, nous avons une équipe d’accueil qui est très performante et qui essaie d’être le plus possible à l’écoute des demandes des gens. Depuis que je suis arrivé les seuls lecteurs mécontents que j’aie rencontré l’étaient car le document qu’ils demandaient n’était pas accessible car en restauration ou non communicable. J’ai demandé à mes collaborateurs de toujours chercher à savoir pourquoi un lecteur voulait un document particulier. Lorsque l’on connaît les réelles motivations du chercheur, il est beaucoup plus facile de l’aider et le mettre sur la bonne piste avec le moins de perte de temps possible. Parfois, on a des choses très drôles, des gens qui nous demandent des maquettes ou des plans de Vauban, alors on leur répond qu’ils peuvent aller les demander au Musée des Beaux Arts mais ce n’est pas sûr qu’on leur prêtera… rires…

VG : C’est vrai qu’actuellement Vauban est plutôt à l’ordre du jour.

MS : En effet et il se trouve qu’à Lille on a quand même une petite boite assez exceptionnelle : on a une boite entière de documents de travail que Vauban a oubliés à Lille quand il y résidait. Mise à part Basoche et les archives nationales, on doit être à peu près les seuls en France à avoir des documents de la main de Vauban pour cette période. Il vécut à Lille pendant 13 ans.

VG : Il s’agit de documents manuscrits, plans,  etc … ?

MS : En fait, il s’agit d’un ensemble de plans de fortifications dont certains ont été travaillés. Parfois il ne reste qu’une partie du plan car il a été découpé.

VG : Donc vous disposez de documents qui étaient personnels à Vauban.

MS : Oui, comme il logeait chez un ancien magistrat, membre du conseil municipal de l’époque, son logeur les a donnés à la ville.

VG : Pour revenir à la généalogie, ce changement de région n’a-t-il pas été difficile pour vous venant du Sud et arrivant chez les Ch’tis pour évoquer l’actualité cinématographique ? Y a-t-il un grand changement de mentalité, de travail ou au contraire des similitudes ?

MS : En terme de généalogie, à Lille, la seule difficulté est de se réadapter à la taille de la ville : on a une ville, notamment pour les documents antérieurs à 1858, et encore plus antérieurs à 1792, beaucoup plus grande donc avec des contraintes de recherches soit par villes qui ont été rattachées, soit par paroisses. La difficulté est là. Après, en terme de  fonctionnement, c’est sensiblement la même chose sachant qu’il y a aussi une petite différence pour les archives généalogiques anciennes, c’est que on est en terre d’empire jusqu’en 1767 donc on a des actes rédigés en latin un peu plus longtemps mais cela ne pose pas de problème. On a aussi des éléments complémentaires comme les registres bourgeois qui permettent de faire des recherches un peu différentes.

VG : Cela va sans dire que vous favorisez le travail des érudits, comme le font vos confrères.

MS : Oui, nous travaillons avec des scientifiques reconnus comme le Professeur Lotin par exemple, avec des gens qui sont plus de érudits locaux, je pense à  René Vidal ou Daniel Basse. On travaille avec des associations locales comme les Ambassadeurs de Wazemmes, en ensuite beaucoup avec des étudiants qui nous laissent généralement une copie de leurs travaux. J’ai beaucoup de plaisir à travailler aussi avec les généalogistes car leurs recherches sont parfois très intéressantes.

VG : A part les accidents, les incendies et les vols, que craignez-vous le plus ?

J’ai deux appréhensions : la première est liée au fait que nous arrivons à saturation et qu’il va falloir trouver des solutions, nous approchons de l’instant où il faudra dire non aux services versants. La seconde concerne mon équipe dont une partie approche sensiblement de la retraite : cela veut dire une équipe à renouveler et dans le contexte difficile que connaissent toutes les collectivités territoriales , il ne sera sans doute pas évident d’obtenir les mêmes moyens en personnel que ceux dont nous disposons aujourd’hui.

VG : Nous avons donc la confirmation que votre rôle ne consiste pas uniquement à préserver, ranger, stocker des documents anciens mais que vous avez également un rôle technique dans la réservation des archives, un rôle de conseil envers vos collègues, envers vos lecteurs, un rôle de manager vis à vis de votre équipe, un rôle moteur vis à vis de vos élus pour disposer de plus de place ce qui fait du travail d’archiviste un ensemble très varié. Vous devez également être à la pointe de l’usage de l’informatique et du numérique pour les sauvegardes de données.

MS : Il est vrai que nous sommes toujours en train d’apprendre déjà de la part la somme de documents que nous gérons et nous sommes un peu sur tous les fronts. Par exemple au plan culturel pour les journées du patrimoine, pour des expositions, etc… Il faut aussi néanmoins gérer le quotidien avec les nouveaux documents versés et l’accueil des lecteurs sans oublier de prévoir l’avenir en envisageant de nouveaux locaux.

Merci Michel SARTER pour cet entretien et ces intéressantes précisions sur le métier d’archiviste en vous souhaitant de bien mener tous vos projets.

VG = Paul Povoas

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