En France, les archives publiques et les documents archivés sont accessibles dans un cadre juridique général fixé par le code du patrimoine ainsi que le code des relations entre administration et public.
Le cadre juridique définit essentiellement les règles d’accès aux archives à travers trois actions : communiquer, diffuser et réutiliser les documents consultés et les informations recueillies lors de votre recherche.
Attention, les lois, références, autorisations, etc. citées dans cet article, concerne uniquement les archives publiques et non les archives privées.
Quel est le cadre juridique d’accès aux archives ?
Aujourd’hui, en France, deux lois sont essentielles dans la gestion de la recherche de données dans les documents d’archives :
- La loi n° 78-753 du 17.07.1978, dite loi CADA, enregistrée depuis 2016 dans le code des relations entre le public et l’administration. Elle établit différentes règles afin d’améliorer les relations entre le public et les services de l’administration, ainsi que diverses modalités d’ordre fiscal, social et administratif.
- La loi n° 2008-696 du 15.07.2008, codifiée dans le code du patrimoine et relative aux archives et aux recherches dans les documents archivés.
Ces deux lois établissent un cadre général homogène et logique qui peut s’appliquer dans la majorité des situations de consultation des archives. Au-delà, les conditions d’accès à certains documents ou informations peuvent être soumises à des articles de loi spécifiques issus du code électoral, du code de la santé publique, du code de l’environnement, du livre des procédures fiscales, etc.
Rappel, chaque document administratif est une archive publique, alors que l’inverse n’est pas forcément vrai. Ainsi par exemple, les registres de l’état civil qui appartiennent à la liste des archives publiques, ne sont pas des documents administratifs.
Consultation des documents archivés et frais associés
Chaque personne qui souhaite consulter les informations contenues dans les documents des archives publiques peut le faire de plusieurs façons.
Tels que décrits dans l’article L.311-9 du code des relations entre le public et l’administration, ces moyens sont les suivants :
- Consultation du document sur place, dans la salle de lecture du service archives ou toute autre salle mise à la disposition du public : dans la mesure où la préservation dudit document l’autorise.
- Envoi par courrier électronique si le document en question est numérisé et enregistré sous forme de fichier ou encore, s’il existe un service de numérisation des documents à la demande.
- Délivrance d’une copie papier du document aux frais du demandeur, dans la mesure où la préservation du document le permet.
En règle générale, les deux premières options ne sont pas facturées au demandeur : la consultation des documents sur place et l’envoi des documents par courrier électronique. Par contre, la reproduction d’un document et (éventuellement) l’envoi par courrier postal font l’objet de frais à l’égard du demandeur (article R.311-11 du code des relations entre le public et l’administration).
Info, avant de vous déplacer pour consulter les archives publiques, qu’elles soient communales, départementales, nationales, militaires, etc. lancez vos recherches sur les sites internet des organismes concernés afin de savoir si les documents ont été mis en ligne.
Dans certains cas et en particulier si les dossiers sélectionnés après les recherches finalisées sont très importants, le demandeur peut extraire la page et les images qui l’intéressent et demander à ce qu’elles soient numérisées. Ce service, même s’il est facturé, semble indispensable dans la communication des données. Par la suite, les extraits de documents ainsi transformés sont expédiés par mail.
Les prestations effectuées par un service d’archives sont facturées par la commune, le département, ou toute autre structure abritant un service d’archives. Le coût est libre mais doit rester inférieur au coût du support lié à la communication des documents, ajouté au taux d’amortissement du matériel ainsi qu’à son coût de fonctionnement et enfin, aux frais d’affranchissement.
C’est le décret de loi n° 2001-493 du 06.06.2001 et l’article 4 de la loi n° 78‑753 du 17.07.1978, relatif aux modalités de communication des documents administratifs ainsi que l’article R.311-11 du code des relations public/administration qui servent de référence pour cette tarification.
Attention, certains documents sont soumis à des délais de communicabilité. Si votre recherche n’aboutit pas, renseignez-vous sur la disponibilité des dossiers.
