Les archives communales (collectivités territoriales) sont consultables par toute personne qui en fait la demande.
Rappel, les archives communales, comme toutes les archives publiques, font l’objet d’une communication de plein droit à l’expiration des délais définis dans l’article L.213‑2 du code du patrimoine (modifié par la loi 2018-670 du 30.07.2018, article 4) et de mentionnés dans cet article.
Quels sont les documents archivés consultables par le public ?
La personne qui effectue une recherche au sein des archives communales dispose de la majorité des documents administratifs gérés par la mairie en direct ou non : actes de mariage, avis de décès, actes de vente et d’achat immobiliers, recensements, etc.
En France aujourd’hui, une partie seulement de l’ensemble des mairies disposent de véritables services d’archives communales où les recherches peuvent porter sur les données cadastrales, la cartographie de la commune et de ses environs, les recensements, l’état civil, etc.
D’autres documents tels que les délibérations du conseil municipal, le budget, les listes électorales, etc. peuvent également être consultés au service des archives communales.
Quelles sont les conditions pour consulter les documents archivés ?
La personne qui souhaite consulter les archives municipales, justifie de son identité auprès du service concerné lorsqu’elle fait sa demande d’accès. Ceci dans le but d’établir des statistiques : critères du demandeur et objet de la recherche, et de prévenir les actes malveillants sur les documents (destruction, crayonnage permanent, etc.).
La consultation sur place, dans la salle de lecture des archives ou tout autre espace défini par le service en charge des documents archivés est gratuite. Si la recherche impacte un dossier important, le public peut obtenir des photocopies ou photographies numériques (images) d’une page en particulier. Dans cas, une participation peut être réclamée au demandeur.
La consultation des archives en ligne sur internet est possible si le service d’archives de la mairie est en capacité de numériser les dossiers archivés consultables (documents, images, plans, etc.) et d’en assurer la gestion sur le site ad hoc.
Quelle est la réglementation en matière d’archives communales ?
Les mairies ont des volumes d’archives en relation directe avec leur taille, le nombre de citoyens dans la commune, l’ampleur de l’activité professionnelle sur le territoire communal, etc.
Lorsque le nombre de documents archivés est conséquent, le service d’archives se rattache généralement au règlement général des archives communales du 31.12.1926, et à son mode de référencement. Modifié le 26.08.1966, même si ce règlement peut subir quelques adaptations, comme la cotation en W des dossiers transmis au département (archives départementales), justifiée par un référencement en continu, la majorité de ses préconisations est encore d’actualité.
Ainsi, le référencement des archives “modernes” et des informations qu’elles contiennent, symbolise chaque grande thématique par une lettre, puis chaque subdivision par un chiffre. La “cote” d’archives est composée d’une lettre, suivie d’un chiffre et du numéro d’article (document).
C’est le code général des collectivités territoriales qui impose aux communes de provisionner le coût des moyens et des locaux pour le fonctionnement de leur service d’archives et son installation dans un espace dédié.
Le code du patrimoine donne obligation aux communes de moins de 2 000 habitants de confier aux archives départementales leurs registres d’état civil (naissances, mariages, décès), les dossiers cadastraux inutiles depuis une trentaine d’années et plus, ainsi que tout document d’archives daté de plus de 100 ans.
Attention, si la conservation de certains documents (sensibles) n’est pas pertinente, la commune peut être dans l’obligation de les transmettre au département, sans critère de date ni d’antériorité.
