Dans le cadre de sa mission de service public, une administration est tenue de répondre favorablement à toute demande de consultation d’un document lorsque celui-ci est communicable.
C’est la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 qui, en plus d’être à l’origine de la création de la CADA (Commission d’Accès aux Documents Administratifs), établit le droit d’accès aux documents administratifs pour toute personne physique ou morale (société).
Le droit d’accès aux documents administratifs étant fixé, il reste à définir quels sont les documents administratifs communicables et quelles sont les démarches pour les obtenir ?
Peut-on consulter tous les documents administratifs ?
Non, en France, on ne peut consulter que les documents administratifs communicables, et pour associer les deux termes, il faut que :
- les documents soient finalisés et qu’ils appartiennent à un ensemble de données en rapport avec une décision de l’Etat, actée officiellement,
- les documents n’aient pas déjà fait l’objet d’une communication publique.
Certains documents administratifs contiennent des informations de type confidentiel et ne sont pas communicables dès qu’ils sont rédigés. Ainsi, les dossiers contenant des données personnelles sur des personnes physiques (dossier médical) ou toute autre donnée de la vie privée et les dossiers dont les informations sont liées aux intérêts privés des personnes morales (sociétés) dans le domaine commercial (stratégies commerciales), industriel (données économiques) et financier (états comptables) respectent le délai de non-divulgation tel qu’il est défini dans l’article L.213‑2 du code du patrimoine.
Ce délai étant par exemple de 75 ans pour un dossier d’état civil (acte de naissance et de mariage).
Note, les actes de décès ne font l’objet d’aucun délai avant de pouvoir être consultés.
Comment obtenir des documents administratifs ?
Pour obtenir des documents administratifs, les demandes de communication sont réalisées auprès du service concerné (administration). Cette demande peut être orale ou écrite, mais il est toujours préférable de garder une “trace” et donc, de choisir la seconde option ; en cas de refus, la copie de la demande écrite est importante.
Le demandeur rédige une demande de communication précise, contenant ses coordonnées et une liste des documents attendus, permettant à l’administration de la traiter rapidement.
Note, aucune des demandes de communication de documents administratifs n’a besoin d’être justifiée.
Afin d’éviter un refus de communication, les demandes ne doivent pas sembler abusives, elles ne doivent donc pas se répéter de manière systématique et ne doivent pas tenter d’entraver le bon fonctionnement du service auquel elles sont adressées (collectivité, mairie, etc.).
Info, dans certaines administrations, une Personne Désignée à l’Accès des Documents Administratifs (PRADA) gère les demandes de documents administratifs, leur accès et leur communication sur demande. En règle générale, les coordonnées de la PRADA (mail et téléphone) sont accessibles en ligne, sur le site internet de l’organisme concerné.
Sous quel format obtenir des documents administratifs ?
Les demandes pour obtenir des documents administratifs peuvent contenir le format de reproduction de ces derniers : format papier ou document numérisé au format électronique, compatible avec les outils du service concerné.
Les copies papier et les copies sur support informatique (CD-ROM, DVD) sont parfois facturés au demandeur alors que la transmission des documents par voie électronique est gratuite (si le fichier n’est pas trop volumineux et si le document est déjà numérisé).
La possibilité de consulter les documents administratifs en ligne se présente de plus en plus fréquemment. Les documents militaires en particulier, archivés sur des sites officiels, regroupent un nombre incalculable de dossiers, de registres, de fiches, de livrets, etc., véritable trésor pour les généalogistes.
