En France, les archives départementales représentent un volume de registres, de dossiers et de documents impressionnant et logiquement, une masse de renseignements susceptibles d’apporter des réponses fiables à chaque recherche, quel que soit le domaine concerné.
Avant de faire des recherches aux archives départementales
En France, l’article L.213‑2 du code du patrimoine énonce les délais à respecter avant de consulter certains des registres, dossiers et documents archivés :
- 25 ans : documents dont la communication porte atteinte au secret professionnel,
- 50 ans : documents dont les données sont susceptibles de nuire au respect de la vie privée : registres des concessions du cimetière, documents de l’aide sociale, registres des agents de la police municipale, etc.
- 75 ans : registres de l’état civil (actes de naissance, mariage et décès), listes des recensements.
Note, selon l’arrêté du 04.12.2009 le public accède sans délai aux listes antérieures à 1975,
- 100 ans : documents contenant des données sensibles pouvant porter atteinte à la sécurité des personnes.
Note, ce délai de 100 ans à partir de la date du document (ou du document le plus récent) est ramené à 25 ans à partir de la date du décès de la personne concernée, si ce délai est plus court.
Quels types de recherches faire aux archives départementales ?
Chaque document archivé porte une date, une signature et une adresse. Majoritairement il est possible de rattacher chaque document à une personne, une époque, une région ou une commune. Si le document n’est pas nominatif, les coordonnées du notaire, de l’officier de justice, etc. signifiant les conditions d’officialisation des documents sont des indices supplémentaires pour faire des recherches aux archives départementales.
Note, dans vos recherches, n’oubliez pas de consulter les registres paroissiaux qui ont été regroupés avec les archives communales puis départementales.
Les recherches qui touchent la famille et son histoire (généalogie) arrivent en tête : retrouver un oncle ancien militaire (engagement en temps de guerre), confirmer la date du mariage de ses grands‑parents (hommage), mettre la main sur l’acte d’achat de la maison familiale, confirmer la liste de tous les héritiers lors d’un décès (héritage), vérifier la date de naissance de votre grand-mère (anniversaire), etc.
Les étudiants, les officiers d’état civil, les services fiscaux, les notaires, etc. peuvent également s’orienter vers les archives départementales pour leurs recherches : exposé, devoir, succession, infractions, etc.
Comment faire des recherches aux archives départementales ?
Même si de nombreux documents archivés au format papier dans les services départementaux des archives ont été numérisés pour être accessibles en ligne, ce n’est pas le cas partout. Les documents non-numérisés restant consultables au format papier dans l’espace lecture des archives.
La première étape d’une recherche aux archives départementales est donc de vérifier si le département ciblé par la recherche dispose d’un site internet.
Si ce n’est pas le cas, il faut obtenir, par un autre biais, les informations sur les horaires et jours d’ouverture du service archives ainsi que les conditions de consultation (lecture) des documents sur place. Généralement la personne qui consulte les documents archivés au format papier a la possibilité d’en faire des copies.
Si les documents du département sont numérisés, la recherche peut être lancée sur le site de façon précise.
Faire des recherches aux archives départementales à l’aide des “outils en ligne”
Chaque année, les RASAD (Rencontres Annuelles de la Section des Archivistes Départementaux) se donnent pour mission de faire évoluer le fonctionnement des archives départementales. Cette année, c’est “l’accès et la diffusion sur internet des outils et instruments de recherche” qui était le sujet de ces rencontres.
Les problèmes abordés concernant les sites internet des différentes archives départementales semblent récurrents : manque d’homogénéité des outils, manque de simplicité dans le classement des informations, diversité du format des fichiers numérisés mis à disposition ; chacune de ces disparités représentant un risque de compliquer les recherches.
Pour autant, et même si cela demande un effort d’adaptation, chaque site d’archives départementales offre des guides ou des notices pour orienter vos recherches. Ces documents se présentent sous la forme de fiches techniques ou de manuels, donnant des indications claires de la marche à suivre pour faire aboutir une recherche : guide pour démarrer sa généalogie ou pour retrouver un acte de succession à partir des tables de l’enregistrement, etc.
