Un document administratif, qu’est-ce-que c’est ?
En France, les documents administratifs sont définis par leurs origines.
Ainsi, les documents administratifs sont délivrés par l’administration en tant qu’établissement public mais également par certains organismes privés en charge d’une mission de service public.
Par exemple :
- l’Etat et toutes les administrations centrales (Ministères),
- les collectivités territoriales,
- les établissements publics, quel que soit leur caractère : enseignement, culture (musées nationaux, santé, action sociale, organismes consulaires, etc.
- les autorités administratives, par exemple : le Conseil supérieur de l’audiovisuel, la Commission bancaire, la CNIL, la Commission de contrôle des assurances et des mutuelles, etc.
- la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA),
- etc.
Ils se présentent sous la forme de dossiers, rapports, études, procès-verbaux, statistiques, actes, directives, comptes-rendus, circulaires, correspondances, livrets, registres, avis, prévisions financières, budget, etc. et peuvent être rédigés (fichiers), filmés (vidéos) ou enregistrés (enregistrements sonores).
Rappel, seuls les documents administratifs communicables (archivés ou non) sont soumis à la CADA (Commission d’Accès aux Documents Administratifs).
Un document administratif “communicable”, qu’est-ce-que c’est ?
Seuls les documents administratifs finalisés (archivés ou non) peuvent être des documents communicables.
Les documents rédigés en préparation à une décision ne peuvent faire l’objet d’une communication qu’une fois que la décision a été officiellement actée. L’exception (qui confirme la règle !) est matérialisée par les documents liés à l’environnement, qui peuvent être communiqués sans attendre de décision finale.
Les documents archivés aux archives publiques sont communicables et peuvent être consultés sans réserve dès lors qu’ils respectent les délais durant lesquels ils ne doivent pas être divulgués. Ces délais s’échelonnent entre 25 et 100 ans, et s’appliquent, selon l’article L.213‑2 du code du patrimoine, principalement aux documents qui contiennent des informations d’ordre privé : un acte de naissance ou de décès.
Un document administratif ” communicable” uniquement à l’intéressé, qu’est-ce-que c’est ?
Les documents administratifs désignant nommément une personne ne peuvent être communiqués qu’à cette personne ou au mandataire de celle-ci (notaire, avocat) : dossier médical, dossier fiscal et dossier scolaire ou encore le document qui décrit le comportement d’une personne et dont la communication peut porter préjudice à l’intéressée, etc.
Ces documents peuvent (éventuellement) être diffusés si les données à caractère privé ou préjudiciable sont masquées.
Un document administratif “non communicable”, qu’est-ce-que c’est ?
Les documents administratifs non communicables ne répondent pas à la loi sur le droit d’accès aux documents administratifs, soutenue par la CADA. Cette particularité s’applique notamment aux documents qui comportent des mentions sensibles, tels que :
- les avis des sections administratives du Conseil d’Etat et des juridictions administratives,
- les documents des juridictions financières (Cour des comptes, Chambres Régionales de Comptes, etc.),
- les documents d’instruction du Médiateur de la République,
- les accréditations et audits des établissements de santé,
- les documents risquant de porter préjudice aux secrets de délibérations gouvernementales, de la Défense Nationale, de la Sûreté de l’Etat, de la sécurité publiques,
- les documents publiés sur commande par des administrations au profit de personnes extérieures, etc.
Certains de ces documents peuvent (éventuellement) être diffusés si les données à caractère privé sont masquées.
Rappel, afin de savoir si un document est communicable, il suffit d’utiliser le “simulateur”, outil disponible sur le site internet de la CADA.
Un document qui n’est pas administratif, qu’est-ce-que c’est ?
Une fois la connaissance des documents administratifs (communicables ou non) acquise, il est important de lister les documents qui ne sont pas vus comme administratifs “au sens de la loi” :
- les documents des juridictions liés à la fonction de juger : documents produits par un juge, à sa demande ou par une autorité administrative à son intention,
- les documents à caractère judiciaire : procédure de l’autorité judiciaire, qu’il y ait ou non engagement d’une procédure juridictionnelle,
- les actes d’état civil (naissance, mariage, baptême),
Attention, le registre des décès est un document administratif.
- les documents des organismes privés en charge de missions privées,
- les actes des assemblées parlementaires, et les documents relatifs à l’organisation et au fonctionnement des services.
